사무행정 4. 기안의 기능과 종류

수다쟁이 2019.03.31 21:47 조회 수 : 2

4. 기안의 기능과 종류(기안문작성절차.pptx )

     문서의 기안이란 의사를 결정하기 위해서 기안 책임자가 기안 용지에 작성한 문안에 의하여 결재받는 것으로,
      정식 문서나 안을 만들기 위해 행하는 작업 과정이다.  즉, 기안이란 발의하는 형식 또는 그 과정을 말하며,
      문제 해결을 위해 구체적으로 처리 방안을 작성하는 것을 의미한다.(유희숙, 2014).
 

      가. 기안의 기능

      1) 발신 : 문제의 처리 내용을 외부 또는 내부에 발신하는 기능
      2) 내부 공람 : 수신한 문서에 대해 그 내용을 설명하거나 요약하여 상사와 관련자에게 공람하게하는 기능
      3) 내부 보고 : 간단한 내용의 상황 보고, 결과 보고, 또는 출장 복명과 같은 내용을 상사나 상급기관에 보고하는 기능
      4) 내부 결재 : 어떤 일을 처리함에 있어 문서로 처리 방안에 대한 상사의 의사 결정을 받는 기능
 

      나. 기안의 종류

      1) 단독 기안 : 기안자가 단독으로 처리 안을 작성
      2) 공동 기안 : 회의나 회람을 통해 모아진 공통 의견에 따라 처리 안을 작성
      3) 면접 기안 : 문제 처리에 직접 관여하는 관계자, 직무 상관 또는 의사 결정자와 개별적으로 면담하여 처리 안을 작성
      4) 지시 기안 : 상사의 지시나 지침을 받아서 처리 안을 작성     
 

     다. 기안 작성 절차

      1) 목적 파악 : 기안을 작성하는 이유, 결재권자의 의도 및 지시 내용, 접수 문서의 내용을 파악한다.
      2) 정보 수집과 선택 : 작성 목적에 부합되는 정보를 수집하고 필요한 내용을 선택한다.
      3) 초안 작성 : 선택한 정보를 가지고 기안의 목적에 맞게 초안을 작성하고 검토한다.
      4) 본안 작성 : 기안의 중심 내용을 명확히 이해하여 문장을 구성하며, 상대방이 이해하기 쉽게 표현하여 본안을 작성한다.
      5) 확인 : 작성된 기안을 정독하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없는지 확인한다.    

 

     라. 기안 작성 원칙
      1) 명확하게 작성한다.
         누가(Who), 무엇을(What), 언제(When), 어디서(Where), 왜(Why), 어떻게(How)의 6하원칙(5W1H)을 적용하여 내용을 구체적으로 작성한다.
         그리고 소요 경비, 예산(Howmuch)이 어느 정도인지, 기간(How long)이 얼마나 소요될 것인지를 추가하여 5W3H를 적용하면 보다 명확하고
         구체성이 있는 문서를 작성할 수 있다. 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적인 용어를 쓰며, 막연하거나 불분명한 표현, 과장된 표현은
         피하도록 한다.
      2) 정확하게 작성한다.
         문서의 내용이 정확해야하며, 오자, 탈자가 없어야 한다. 필요한 내용이 빠지지 않도록 하고, 용어를 정확하게 사용하며, 문장 부호를 명확히
         사용하여 읽는 사람이 뜻을 정확히 파악할 수 있도록 한다.
      3) 이해하기 쉽게 작성한다.
         추상적인 용어를 피하고 쉬운 용어를 사용하여 상대방이 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 한다. 한자나 어려운 전문 용어를 쓸 필요가 있을 때에는
         한글 다음에 ( )를 표시하여 한자를 넣거나, 용어의 해설을 붙인다. 복잡한 내용인 경우 가급적 결론을 먼저 제시하고 이유를 설명하도록 하며,
         불필요한 정보의 제시나 장황한 설명, 중복 설명을 피하고, 받는 사람이 이해하기 쉽게 작성한다.
     4) 성실하고 예의 바르게 작성한다.
         성의있고 진실되게 문서를 작성하여 호감과 신뢰를 제공하며, 문장은 사실 그대로 정직하게 과장하여 표현하지 않는다.
         또한 적절한 수준의 경어를 사용하여 상대방에게 예의와 격식을 갖추도록 한다.   
 
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